7 bước chuyển đổi thuế khoán sang kê khai

Từ ngày 1/1/2026, cơ chế tính thuế đối với hộ kinh doanh sẽ chuyển sang một giai đoạn mới theo hình thức khê khai dựa trên doanh thu thực tế. Sự thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến hơn 2,5 triệu hộ đang thuộc diện khoán mà còn đòi hỏi từng hộ phải chủ động rà soát hoạt động của mình để thích ứng kịp thời.

Chia sẻ trong tọa đàm “Tháo gỡ vướng mắc chuyển đổi thuế khoán sang kê khai” do Hội VACD và Tạp chí TheLEADER tổ chức, bà Lê Thị Duyên Hải, Phó tổng thư ký Hội Tư vấn thuế Việt Nam gợi ý bảy bước quan trọng hộ kinh doanh cần nắm vững để quá trình chuyển từ thuế khoán sang kê khai được diễn ra suôn sẻ, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro trong năm đầu tiên áp dụng.

Bà Lê Thị Duyên Hải, Phó tổng thư ký Hội Tư vấn thuế Việt Nam. Ảnh: Hoàng Anh

Bước 1, hộ kinh doanh cần xem lại doanh thu của năm 2025 và ước tính doanh thu năm 2026 để xác định mình thuộc nhóm nào. Đây là bước quan trọng để lựa chọn đúng phương pháp tính thuế và chuẩn bị sổ sách, hóa đơn cho năm tới.

Nếu doanh thu dưới 500 triệu đồng, hộ không phải kê khai theo quý, không phải dùng hóa đơn điện tử, không phải ghi sổ và cũng không phát sinh thuế GTGT hay thuế TNCN. Nếu cuối năm vượt ngưỡng, hộ tự khai doanh thu và nộp phần thuế phát sinh vào ngày 31/1/2027, không bị tính chậm nộp.

Nếu có khả năng vượt 500 triệu đồng trong năm 2026, hộ sẽ kê khai vào cuối tháng một năm sau hoặc vào cuối tháng sáu hay cuối tháng bảy tùy thời điểm vượt ngưỡng. Nhờ vậy hộ có đủ thời gian chuẩn bị chứng từ và tổng hợp doanh thu trước khi bước vào diện kê khai.

Ngưỡng tiếp theo là 3 tỷ đồng. Nếu doanh thu vượt mức này, hộ buộc phải tính thuế theo phương pháp doanh thu trừ chi phí. Khi đó chứng từ mua vào, chi phí mặt bằng và nhân công cần được chuẩn bị đầy đủ để số thuế phản ánh đúng kết quả kinh doanh.

Nhiều hộ lo ngại vì chưa quen quản lý chứng từ. Nếu doanh thu dự kiến vẫn dưới 3 tỷ đồng, hộ có thể tiếp tục dùng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu để có thêm thời gian xây dựng thói quen lấy hóa đơn và lưu trữ chi phí.

Khi vượt 3 tỷ đồng, hộ không còn quyền chọn phương pháp tỷ lệ. Do đó hộ có doanh thu dưới mức này trong năm 2026 nên sớm tập thói quen quản lý đầu vào để sang năm 2027 chuyển đổi thuận lợi.

Bước 2, tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm chuyển đổi đối với hộ có doanh thu trên ngưỡng.

Đây là nội dung khiến nhiều hộ kinh doanh lo lắng trong thời gian qua. Thực tế chỉ những hộ thuộc nhóm tính thuế theo phương pháp doanh thu trừ chi phí mới cần quan tâm đến hàng tồn kho khi xác định thuế thu nhập cá nhân.

Với các hộ có doanh thu dưới 3 tỷ đồng và được áp dụng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu cho cả thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, hàng tồn kho không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Hàng tồn kho trong trường hợp này chỉ nhằm chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa bán ra.

Nhiều hộ đặt câu hỏi rằng nếu chỉ có hàng tồn kho mà thiếu hóa đơn mua vào thì có được xuất hóa đơn bán ra hay không. Câu trả lời là được. Việc xuất hóa đơn bán ra không buộc hộ phải có đầy đủ hóa đơn mua vào cho toàn bộ hàng tồn kho. Tuy vậy, vẫn cần có hàng tồn kho để chứng minh xuất xứ hàng hóa, chứ không phải để tính thuế đối với nhóm hộ dưới 3 tỷ đồng.

Riêng với những hộ có doanh thu trên 3 tỷ đồng, hàng tồn kho là yếu tố quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp doanh thu trừ chi phí.

Bước 3, sớm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu hộ kinh doanh dự kiến doanh thu 2026 từ 1 tỷ đồng trở lên để tránh sai sót.

Phần lớn các hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng trong năm 2025 đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử vì thuộc diện bắt buộc và được cơ quan thuế đôn đốc. Tuy nhiên con số 1 tỷ này là mức cơ quan thuế quản lý trên sổ, trong khi doanh thu thực tế của nhiều hộ có thể cao hơn.

Do đó các hộ kinh doanh trong năm 2026 kể cả hộ khoán nếu dự kiến doanh thu sẽ vượt 1 tỷ đồng nên chủ động đăng ký sớm. Việc làm trước giúp hộ có thời gian làm quen với hóa đơn điện tử, thao tác trên phần mềm và kiểm soát quy trình bán hàng. Khi bước vào diện bắt buộc, hộ không bỡ ngỡ và hạn chế tối đa sai sót.

Hiện nay nhiều phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn điện tử đang được cung cấp miễn phí cho hộ kinh doanh kể cả những hộ chưa đến ngưỡng phải dùng. Đây là cách giúp hộ quản lý công việc tốt hơn đồng thời tạo điều kiện để làm quen với quy định trước khi quy mô tăng và rơi vào diện bắt buộc.

Thực tế nhiều hộ chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử vẫn chủ động áp dụng từ sớm để thuận lợi khi chuyển đổi. Đây là lựa chọn an toàn và nên cân nhắc ngay từ bây giờ.

Bước 4, chuẩn bị sổ sách kế toán nếu hộ kinh doanh dự kiến doanh thu năm 2026 vượt ngưỡng

Khi doanh thu dự kiến bước sang diện phải kê khai, việc chuẩn bị sổ sách kế toán là yêu cầu quan trọng.

Các hộ có doanh thu trên 500 triệu đồng nên bắt đầu làm quen với việc ghi chép, lưu trữ chứng từ và quản lý số liệu ngay từ bây giờ.

Bước 5: Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế theo cơ chế 1 cửa liên thông hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế để đăng ký phương pháp tính thuế nếu có thay đổi so với hiện tại.

Đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế là yêu cầu then chốt khi chuyển sang cơ chế kê khai. Hiện cơ quan thuế phối hợp với trung tâm hành chính cấp xã để rà soát và đôn đốc các hộ chưa đăng ký. Nếu không thực hiện, rủi ro đối với hoạt động kinh doanh trong thời gian tới sẽ rất lớn.

Việc không đăng ký kinh doanh có thể dẫn đến hai hệ quả nghiêm trọng. Trước hết là bị xử phạt vì hoạt động không đăng ký. Nguy hiểm hơn là toàn bộ thu nhập có thể bị xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Khi đó người kinh doanh phải nộp thuế theo biểu lũy tiến từng phần, mức cao nhất lên tới 35%.

Ví dụ một giáo viên dạy thêm nếu chỉ nhận thù lao sẽ bị tính thuế theo diện tiền lương, tiền công. Nhưng khi đăng ký hộ kinh doanh, thuế được tính theo cơ chế của cá nhân kinh doanh và thường có lợi hơn, nhất là khi thu nhập cao.

Điều này cũng đúng với các đại lý xổ số, bán hàng đa cấp hoặc các cá nhân hợp tác với doanh nghiệp dưới mô hình đại lý. Khi có đăng ký kinh doanh, thu nhập được tính thuế theo tỷ lệ trên giá trị gia tăng và tỷ lệ trên doanh thu, thường áp dụng với doanh thu dưới 3 tỷ đồng. Nếu không đăng ký, toàn bộ khoản thu nhập sẽ bị tính là tiền lương, tiền công và phải chịu thuế lũy tiến.

Từ ngày 1/1/2026, hình thức thuế khoán chính thức bị bãi bỏ.

Bước 6, đăng ký tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh trong trường hợp chưa có tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh độc lập với các thanh toán cá nhân.

Phần lớn hộ kinh doanh hiện đã có tài khoản ngân hàng nhưng thường dùng chung cho cả chi tiêu cá nhân và hoạt động kinh doanh. Theo định hướng của Bộ Tài chính, trong thời gian tới, mỗi hộ sẽ phải tách riêng một hoặc một số tài khoản chuyên dùng cho kinh doanh.

Tài khoản có thể đứng tên chủ hộ hoặc các thành viên trong hộ miễn là những tài khoản này được sử dụng cho hoạt động kinh doanh và được khai báo đầy đủ với cơ quan thuế.

Việc không khai báo sẽ kéo theo hai rủi ro lớn. Cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu nếu không nhận diện được dòng tiền phục vụ kinh doanh. Đồng thời cá nhân đứng tên trên tài khoản có nguy cơ bị tính thuế trên toàn bộ dòng tiền vào tài khoản dưới diện tiền lương, tiền công hoặc bị xem là thu nhập chưa kê khai.

Đây là rủi ro đối với cả hộ kinh doanh và người đứng tên tài khoản. Vì vậy việc tách riêng tài khoản và thực hiện khai báo với cơ quan thuế cần được tiến hành ngay trong tháng 12/2025 để kịp chuẩn bị cho các quy định sẽ áp dụng từ năm 2026.

Bước 7, khai thuế đối với hoạt động kinh doanh theo mẫu tờ khai phù hợp phương pháp tính thuế và ngành nghề lĩnh vực hoạt động kinh doanh (sử dụng EtaxMobile).

Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai thuế được thực hiện theo quý. Điều này có nghĩa là hộ kinh doanh sẽ chỉ phải nộp tờ khai thuế lần đầu vào ngày 30/4/2026. Tuy nhiên, toàn bộ các yêu cầu về chuẩn bị như tách tài khoản phục vụ kinh doanh, đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, sử dụng hóa đơn điện tử và thiết lập sổ sách kế toán đều phải được bắt đầu từ ngày 1/1/2026.

Mặc dù thời điểm kê khai diễn ra muộn hơn, giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 4/2026 là khoảng thời gian quan trọng để hộ kinh doanh rà soát toàn bộ chứng từ, doanh thu, chi phí của mình. Đây cũng là lúc để điều chỉnh và đảm bảo số liệu khi kê khai thuế phù hợp với doanh thu thực tế.

Song song với đó, các hộ kinh doanh cần chủ động xác định doanh thu dự kiến của mình trong năm 2026 để biết mình thuộc nhóm đối tượng nào, từ đó áp dụng đúng phương pháp tính thuế. Với các hộ mới bắt đầu kinh doanh trong năm 2026, thời điểm phải kê khai được áp dụng linh hoạt như đối với hộ mới ra kinh doanh. Ví dụ, nếu bắt đầu kinh doanh từ đầu năm 2026, hộ sẽ thực hiện kê khai vào tháng 7. Nếu bắt đầu vào cuối năm 2026, thời điểm kê khai có thể lùi đến tháng 1/2027.

Một điểm lưu ý quan trọng khác là định danh cá nhân của hộ kinh doanh phải được xác thực điện tử thì mới đăng ký sử dụng hóa đơn và khai thuế điện tử qua các ứng dụng như eTax Mobile được. Việc sử dụng chữ ký số để thực hiện hóa đơn điện tử cũng là bắt buộc. Hiện nay, gần như các gói giải pháp của các nhà cung cấp dành cho hộ kinh doanh mới đều có chính sách hỗ trợ miễn phí cả phần mềm lẫn chữ ký số để người dân sử dụng cho việc ký hóa đơn cũng như ký tờ khai.